科學的口頭報告(presentation)通常包含演講 (speech,vocal communication) 與投影片(slide),有的時候為了讓聽眾更深入了解演講內容,還會設計一份簡單的綱要 (notes) 發給聽眾作為參考。演講的技巧多半集中在如何與聽眾 (audience) 溝通,以有效率且深刻的方式將你的主題傳達給聽眾,就這一點而言科學報告與一般的演講相當類似。另一方面,科學報告講求嚴謹的推理與充分的證據,絕大多數的時候我們需要配合投影片或者講義等視覺工具來呈現佐證資料或者口頭上較難表達、讀者易忘的大量數據以及方程式。想要磨練科學報告的技巧,除了大量實戰演練外,也可以參考前人的經驗,比如 Peter Kenny 的 "A handbook of public speaking for scientists & engineers'' (ISBN 0-85274-553-2) 或者 "The Mayfield Handbook of Technical & Scientific Writing'' (http://www.mhhe.com/mayfieldpub/tsw/toc.htm) 都是相當實用的參考資料。本章節的內容將擷取這兩份參考資料的重點,配合筆者自身的經驗來系統性介紹如何成功地進行科學報告。
演講
對於個性較為內向的人來說,想要許多陌生人面前自在地演講是一件很困難事(比如說第一堂課的自我介紹,實驗課的專題報告等等)。公開演講會讓人感到恐懼的原因很大一部份來自於缺乏自信(confidence)--- 畏懼聽眾的視線,擔心出錯而招致批評,對於麥克風放大、由擴音器傳出的陌生聲音感到不自在,因為忘詞而產生的困窘等等。當然大多數的人都不是天生的演說家,要增進演講技巧最好的方式不是埋頭苦幹(你會因為看過很多電影而變成一個好演員嗎?),而是透過一次次的練習,親自體驗演講時遇到的困難並透過事後檢討來改進自己的缺點,最後才能慢慢找出適當的節奏,擺脫演講的恐懼。
確切來說,演講也屬於表演藝術,一個好的演講者必須適當掌握聽眾的心裡狀態,透過觀察或與聽眾互動來調整演講的聲調與節奏,確保聽眾正確地了報告的內容與重點。要克服演講恐懼的第一步便是了解:聽眾是演講不可或缺得一部分,正確掌握聽眾的心態,並試著將其導引到你想要的狀態,你便掌握了主導權。許多的講演技巧便著眼在與聽眾互動這個要點,比如透過手勢或者雷射筆來引導聽眾的視線,偶而停頓或者發問來引起聽眾注意,適當的中場休息或者插入閒聊與笑話來緩和演講張度,能抓取適當的時機將你認為重要的內容灌輸到聽眾的腦袋裡,演講才算成功。
對於想要在演講技巧上有所突破的人,我的第一個建議:請儘量爭取各類口頭報告的機會,習慣聽眾的視線,並透過大量接觸聽眾來觀察共通點,試著與聽眾互動來測試自己的節奏。一旦擁有不再因聽眾而怯場的能力,你可以開始在你的演講中加入一些間接的技巧,比如如何在限定的時間中塞入更多的內容,或者加深聽眾對於報告的印象。
確切來說,演講也屬於表演藝術,一個好的演講者必須適當掌握聽眾的心裡狀態,透過觀察或與聽眾互動來調整演講的聲調與節奏,確保聽眾正確地了報告的內容與重點。要克服演講恐懼的第一步便是了解:聽眾是演講不可或缺得一部分,正確掌握聽眾的心態,並試著將其導引到你想要的狀態,你便掌握了主導權。許多的講演技巧便著眼在與聽眾互動這個要點,比如透過手勢或者雷射筆來引導聽眾的視線,偶而停頓或者發問來引起聽眾注意,適當的中場休息或者插入閒聊與笑話來緩和演講張度,能抓取適當的時機將你認為重要的內容灌輸到聽眾的腦袋裡,演講才算成功。
對於想要在演講技巧上有所突破的人,我的第一個建議:請儘量爭取各類口頭報告的機會,習慣聽眾的視線,並透過大量接觸聽眾來觀察共通點,試著與聽眾互動來測試自己的節奏。一旦擁有不再因聽眾而怯場的能力,你可以開始在你的演講中加入一些間接的技巧,比如如何在限定的時間中塞入更多的內容,或者加深聽眾對於報告的印象。
自信
所謂的自信 (confidence) 首先建立在足夠的知識背景上(confidence origin from knowl-edge),正因為聽眾對於演講主題不甚熟悉,你才有演講的機會不是嗎? 充分準備演講所需的材料是進行演講的先決條件,胸無點墨何以侃侃而談。事先準備包含許多面向,小至演講場地的器材狀況,大至投影片的的內容安排、與之配合的逐字稿或者簡易筆記等。準備得越充分,越能應付場上的突發狀況以及詰問,畢竟在某些演講場合你的聽眾可能具備較你高深的知識背景(比如研究所口試、實驗課或專題報告等等),這些刁鑽的聽眾可能希望持續發問直至你回答不出來為止,藉以了解你對報告主題的熟悉度。在這類報告中,你不必擔心無法回答所有提問而陷入尷尬,越是專業的報告越是容易出現需要聽眾與講者互相討論才能解決的問題,偶一答不出來的狀況十分正常。
心理上的自信來自深厚的背景知識,生理上的自信則更容易控制。演講前最好不要攝取會讓人心悸或者興奮的食物或飲料,比如含有咖啡因的飲料(當然有些嗜喝咖啡的人缺乏咖啡因會精神委靡,自然例外)。要判斷一個人是否太過緊張很容易判斷:心跳過快、口乾舌燥、吞嚥次數增加、腸胃蠕動加快、臉紅、有些發熱、視線漂移,不斷改變姿勢以驅除不安感、談話間重複特定詞彙等等(這就是說謊會出現的徵候有點像)。有的時候可以透過深呼吸以及放空注意力來緩和緊張的情緒,有的時候不行,那就只能透過不斷地練習來克服緊張感,譬如你可以這麼作:
上述練習在演講語言非母語的時候特別有用(比如出國參加會議發表研究成果,這個時候非得用英語演講不可)。在練習的時候務必謹記一點:只有聽眾在場時才稱得上正式預演。再優秀的講者都難免在某個時候壓抑不住心中的緊張與興奮感,除非他完全將自身隔離在聽眾的世界以外 --- 這就變成無趣的自說自話了。也許這樣的人很清楚他的主題,但是他永遠沒辦法與聽眾溝通,同時失去了演講的最終目的,也就是傳遞知識。演講者可以心懷緊張,只要他能有效地克制緊張帶來的負面影響(咬字不清、結巴或者語無倫次),甚至反過來利用這股興奮感來熱絡現場氣氛,讓聽眾無法察覺講者少許不自在就算是一場完美的演講。
事實上在日常談話中練習編造謊言與吹牛也可以幫助一些人克服公開演講的恐懼。說謊時引發的生理反應與公開演講帶來的緊張感相仿。通常這些自在地虛構事實,俗稱厚臉皮的傢伙可以鍛鍊出相當出色的言語感染力,透過少許自我催眠(這些傢伙有時會把吹捧出來的能力當真不是嗎)讓自己看更有自信、更有說服力。如何適當在心理建設的強度以及掌握的知識深度取得一個平衡將會決定你演講的效率以及深刻程度。比如正式場合資格口試的時候需要保守一些,不能表現出超出掌握知識的資訊;課程即席演講時若聽者程度遠遜於你,偶而流露出強大的自信可以為聽眾帶來安定感,加強整體掌控並鞏固主導權。
心理上的自信來自深厚的背景知識,生理上的自信則更容易控制。演講前最好不要攝取會讓人心悸或者興奮的食物或飲料,比如含有咖啡因的飲料(當然有些嗜喝咖啡的人缺乏咖啡因會精神委靡,自然例外)。要判斷一個人是否太過緊張很容易判斷:心跳過快、口乾舌燥、吞嚥次數增加、腸胃蠕動加快、臉紅、有些發熱、視線漂移,不斷改變姿勢以驅除不安感、談話間重複特定詞彙等等(這就是說謊會出現的徵候有點像)。有的時候可以透過深呼吸以及放空注意力來緩和緊張的情緒,有的時候不行,那就只能透過不斷地練習來克服緊張感,譬如你可以這麼作:
- 預先擬好演講逐字稿,並加以背誦
- 面對鏡子背誦一遍逐字稿,看著鏡中的自己來調整姿勢
- 透過錄音機紀錄演講內容,檢視語調、聲速與咬字發音是否正常
- 修正講稿,標注語調轉折與需強調處,想像你演講時真的有聽眾在面前
- 持續練習至可以不需要講稿便能自在演講的程度
- 邀請幾個認識的朋友(平常可以天南地北亂聊的那種)充當聽眾,再講一次
- 徵詢聽眾的意見來修正演講的方式
- 實際在正式場合公開演講
上述練習在演講語言非母語的時候特別有用(比如出國參加會議發表研究成果,這個時候非得用英語演講不可)。在練習的時候務必謹記一點:只有聽眾在場時才稱得上正式預演。再優秀的講者都難免在某個時候壓抑不住心中的緊張與興奮感,除非他完全將自身隔離在聽眾的世界以外 --- 這就變成無趣的自說自話了。也許這樣的人很清楚他的主題,但是他永遠沒辦法與聽眾溝通,同時失去了演講的最終目的,也就是傳遞知識。演講者可以心懷緊張,只要他能有效地克制緊張帶來的負面影響(咬字不清、結巴或者語無倫次),甚至反過來利用這股興奮感來熱絡現場氣氛,讓聽眾無法察覺講者少許不自在就算是一場完美的演講。
事實上在日常談話中練習編造謊言與吹牛也可以幫助一些人克服公開演講的恐懼。說謊時引發的生理反應與公開演講帶來的緊張感相仿。通常這些自在地虛構事實,俗稱厚臉皮的傢伙可以鍛鍊出相當出色的言語感染力,透過少許自我催眠(這些傢伙有時會把吹捧出來的能力當真不是嗎)讓自己看更有自信、更有說服力。如何適當在心理建設的強度以及掌握的知識深度取得一個平衡將會決定你演講的效率以及深刻程度。比如正式場合資格口試的時候需要保守一些,不能表現出超出掌握知識的資訊;課程即席演講時若聽者程度遠遜於你,偶而流露出強大的自信可以為聽眾帶來安定感,加強整體掌控並鞏固主導權。
時間控管
演講與寫書面報告最大的差別在於演講限定了表演時間,即便有投影片輔助,你也必須挑出重點來作講解,不太能一字不漏將書面報告的內容念出來充數。你在大學時代很可能遇到一些直接剪貼教科書資料作成投影片,不加修改直接照本宣料教課的教授,通常他們的課效果比傳統板書還差,無法讓修課學生提起興趣。好的演講目的在於幫助聽眾以更短的時間掌握材料的核心,而不是讓聽眾自行整理吸收所有材料(那聽眾立場豈不是變成講者)。在撰寫講稿之前,我們可以根據演講時間來估計大約的講稿字數:
這樣的速度乍看之下可能有點慢,但是考慮到你可能會利用停頓或者放慢節奏來強調主題,不太快的語速有助於控制聽眾的注意力。當然有經驗的講者也許可以提高語速、縮短時間達成同樣的效果。根據統計,聽眾的注意力會在演講開始後五分鐘達到最大值,一直衰減直到約半個小時後,當結論開始浮現時注意力會開始拉昇(這就是廣義的微笑理論,同樣可以套用在課程出席率與諸多有趣的統計現象),適當地透過停頓來控制語速可以緩解聽眾的疲勞感,充分利用開場與結論時停中注意力高漲的時段來講述重點內容可以讓聽眾留下好的印象。
- 英文約 100 words/min
- 中文約 130-180 words/min
這樣的速度乍看之下可能有點慢,但是考慮到你可能會利用停頓或者放慢節奏來強調主題,不太快的語速有助於控制聽眾的注意力。當然有經驗的講者也許可以提高語速、縮短時間達成同樣的效果。根據統計,聽眾的注意力會在演講開始後五分鐘達到最大值,一直衰減直到約半個小時後,當結論開始浮現時注意力會開始拉昇(這就是廣義的微笑理論,同樣可以套用在課程出席率與諸多有趣的統計現象),適當地透過停頓來控制語速可以緩解聽眾的疲勞感,充分利用開場與結論時停中注意力高漲的時段來講述重點內容可以讓聽眾留下好的印象。
聲量與語調
演講的時候確保每個人都能清晰地聽到你說話的內容非常重要。有些人不需要麥可風就能讓五乘十公尺大的房間裡的所有人清楚地聽到他說話的內容,假如你的丹田不夠有力,那麼請善用麥克風來適當地放大你的聲音。使用麥克風的時候你可能會不太熟悉自己的聲音(平常的聲音一部分透過頭骨振動傳遞至耳膜,有些許失真),要學著去習慣,那才是平常別人聽到你的聲線。麥克風收音部份與口部的距離不能太近,根據你的自然音量來調整位置,儘量以離你最遠的聽者可以毫不吃力辨認你的說話內容為佳,同時注意回音問題以及回授噪音。
當你演講時擺脫緊張,可以自由地控制喉部肌肉時,你可以開始試著在發聲的過程中加入節奏以及語調。語調是表達感情且傳遞更多資訊的一種方法,過於平板的說話方式容易讓人感到無聊,喪失注意力,加入語調可以主動地控制、轉移、回復聽眾的注意力,正如同說書人與吟遊詩人透過鏗鏘有力的誦讀方式來增添故事的趣味性,演講者使用語調與節奏作為自然的調料,通常不同的人都有自己最適應的語調與節奏,而這些技巧(或者說是演技)必須透過大量的實戰演練來逐步修飾細節,方能鑄成獨特的個人魅力。
當你演講時擺脫緊張,可以自由地控制喉部肌肉時,你可以開始試著在發聲的過程中加入節奏以及語調。語調是表達感情且傳遞更多資訊的一種方法,過於平板的說話方式容易讓人感到無聊,喪失注意力,加入語調可以主動地控制、轉移、回復聽眾的注意力,正如同說書人與吟遊詩人透過鏗鏘有力的誦讀方式來增添故事的趣味性,演講者使用語調與節奏作為自然的調料,通常不同的人都有自己最適應的語調與節奏,而這些技巧(或者說是演技)必須透過大量的實戰演練來逐步修飾細節,方能鑄成獨特的個人魅力。
手勢與輔具
語調以外,我們也常使用手勢搭配視覺指示物來引導聽眾的視線,由視覺聽覺雙管齊下加深重點印象。現代人常使用雷射投影筆代替鼠標在投影片劃記重點,但是雷射筆的使用必須相當小心:紅光雷射多半功率較低,在高亮背景中指示距離投影屏幕較遠的人通常難以辨認,因此較高亮度、人眼較敏感的綠光雷射時常用來取代紅光雷射作為指示用途。也因為人眼對於綠光較為敏感,若演講者手部不夠穩定,又時常在屏幕上以高亮度光點重複畫圈或者劃線(特別是緊張的時候,有時候是無意識的晃動),會劇烈加深聽眾的視覺疲勞度,反倒無法將注意力集中在標示的重點上(雷射光點有些喧賓奪主的意味在)。因此我建議在允許的情況下,儘量使用1 m 至 1.5 m 長的實體指揮棒來取代雷射筆的功能,一方面配合肢體語言來營造張力,一方面避免加重聽眾眼睛疲勞度(投影片本身就相當耗眼力),只有萬不得已時,距離屏幕相當遠的聽眾需要標示內容發問時才使用雷射筆。
講者在台上的站姿不只反應講者自己的狀態,同時也會影響台下聽眾的心情。太過頻繁的小動作例如摩挲後腦杓、不時望向窗外等等會讓聽種感到煩躁、不安定感,覺得講者不夠專注或缺乏自信。這些小動作可以透過旁人提醒適當改善。原則上演講的姿勢儘量保持平日與朋友交談時自然狀態即可,如果煩惱兩手不知該往哪擺,可以考慮搭配動態手勢來修飾一些無意識的小動作(比如摸鼻頭之類的),事實上光是肘部、腕部轉動橫移、握拳與否再搭配適當節奏就能表現大量情境,請不要忽略了這雙與生俱來最為優秀的演講輔具。
講者在台上的站姿不只反應講者自己的狀態,同時也會影響台下聽眾的心情。太過頻繁的小動作例如摩挲後腦杓、不時望向窗外等等會讓聽種感到煩躁、不安定感,覺得講者不夠專注或缺乏自信。這些小動作可以透過旁人提醒適當改善。原則上演講的姿勢儘量保持平日與朋友交談時自然狀態即可,如果煩惱兩手不知該往哪擺,可以考慮搭配動態手勢來修飾一些無意識的小動作(比如摸鼻頭之類的),事實上光是肘部、腕部轉動橫移、握拳與否再搭配適當節奏就能表現大量情境,請不要忽略了這雙與生俱來最為優秀的演講輔具。
投影片
即便是通俗的科普演講,科學報告多半需要搭配圖表與公式來導引演講內容,這個時候就需要設計一份洽當的投影片來補充說明。投影片的製作原則如下:
決大多數由特效引起的效果都可以利用手勢來取代(有一種叫做高橋流的簡報方式除),插入特效多半只會推遲頁面資訊出現時間,在演講時間有強烈限制的情況下很少人能夠分利用特效顯現的空檔,維持演講的節奏。投影片的字數限制與建議語速有關,原則上單張影片的放映時間不宜太長,請適當將不同主題的內容依照資訊量均勻分割至不同的投影片。當然每個人演講的節奏都不一樣,只要把握同一章投影片不要放入太多文字這個基本原。現代以投影機放映投影片為主流,多半採用 800 x 600 的畫面解析度。使用電腦製作投影的時候請記得切換至真實放映的解析度瀏覽一遍,模擬真實的放映狀態,注意以下幾點:
一般而言 300 dpi 解析度的點陣圖檔足以應付絕大多數電腦放映投影片的場合,同時圖片檔案不會過大。至於流程圖與示意圖建議使用向量繪圖軟體(例如 Inkscape、CorelDraw 等等)來繪製,如此可不必擔心製作出來的圖示出現解析度不足的問題。投影片中凡是引用他人著作或者圖片時,務必加以改寫並清楚標明出處以避免侵犯他人著作權之虞。一份有效率的投影片通常需要具備以下元素:
原則上與撰寫書面報告(report)類似,但更傾向以圖片和整理後的表格來濃縮重點,透過口語補足圖片細節,投影片主要於提醒聽眾與佐證演講內容,後者是科學報告不可或缺的一環,我們必須藉由足夠的證據來增加自己的說服力,也因此適當地引用可考證,具備權威性的資料相當重要。至於投影片的佈景主體與配色採用白底內文黑字、重點套色處理就有不錯的呈現效果。有些人也許會採用仿 BBS 黑底白字的方式來烘托主題,但是你必須考慮到一般投影機的對比度遠遜於 TFT 電腦螢幕,換句話說暗色系在投影機的表現較弱,字體粗細未妥善控制的話很容易產成預期外的模糊效果。事實上,一樣的文字內容採用白底黑字的解析度遠比黑底白字的方式來的高,但是適當安排版面後者還是可能有不錯的放映效果(犧牲整體資訊量)。不論採用何種配置,最好先利用真實的放映設備預演一次來確認效果。
- 避免無謂花俏的特效
- 單章投影片的字數不要太多
- 請以報告時間來估算頁數,一般而言 15 分鐘的報告製作 15 至 20 頁投影片即可 (通常會更少,視版面密度而定)
- 避免錯字
- 使用解析度夠大的圖片 (不能看到馬賽克)
- 縮放方程式或其他物件時必須維持比例
- 引用他人的(包含網路上找到的)圖片或資料必須指明
決大多數由特效引起的效果都可以利用手勢來取代(有一種叫做高橋流的簡報方式除),插入特效多半只會推遲頁面資訊出現時間,在演講時間有強烈限制的情況下很少人能夠分利用特效顯現的空檔,維持演講的節奏。投影片的字數限制與建議語速有關,原則上單張影片的放映時間不宜太長,請適當將不同主題的內容依照資訊量均勻分割至不同的投影片。當然每個人演講的節奏都不一樣,只要把握同一章投影片不要放入太多文字這個基本原。現代以投影機放映投影片為主流,多半採用 800 x 600 的畫面解析度。使用電腦製作投影的時候請記得切換至真實放映的解析度瀏覽一遍,模擬真實的放映狀態,注意以下幾點:
- 字體大小是否適當
- 版面是否有壓迫感,四周最好適當留白,保留視覺彈性
- 以聽眾的立場檢視一次投影片,大致記下視線軌跡並想想如何讓演講內容與之搭配
- 圖片解析度是否足夠
- 是否漏頁、錯字,標題頁資訊是否齊全(講者資訊、主標題、各頁子標題、引用文獻列表)
一般而言 300 dpi 解析度的點陣圖檔足以應付絕大多數電腦放映投影片的場合,同時圖片檔案不會過大。至於流程圖與示意圖建議使用向量繪圖軟體(例如 Inkscape、CorelDraw 等等)來繪製,如此可不必擔心製作出來的圖示出現解析度不足的問題。投影片中凡是引用他人著作或者圖片時,務必加以改寫並清楚標明出處以避免侵犯他人著作權之虞。一份有效率的投影片通常需要具備以下元素:
- 標題頁 (標題、組別、組員姓名)
- 摘要 (羅列投影片大致內容,也可繪製一張流程圖來說明)
- 本文 (視內容多寡分段,不需要每頁都有標題)
- 結論 (也可放置心得)
- 參考文獻 (也可以在引用的資料出現處直接在該頁列出參考資料出處)
原則上與撰寫書面報告(report)類似,但更傾向以圖片和整理後的表格來濃縮重點,透過口語補足圖片細節,投影片主要於提醒聽眾與佐證演講內容,後者是科學報告不可或缺的一環,我們必須藉由足夠的證據來增加自己的說服力,也因此適當地引用可考證,具備權威性的資料相當重要。至於投影片的佈景主體與配色採用白底內文黑字、重點套色處理就有不錯的呈現效果。有些人也許會採用仿 BBS 黑底白字的方式來烘托主題,但是你必須考慮到一般投影機的對比度遠遜於 TFT 電腦螢幕,換句話說暗色系在投影機的表現較弱,字體粗細未妥善控制的話很容易產成預期外的模糊效果。事實上,一樣的文字內容採用白底黑字的解析度遠比黑底白字的方式來的高,但是適當安排版面後者還是可能有不錯的放映效果(犧牲整體資訊量)。不論採用何種配置,最好先利用真實的放映設備預演一次來確認效果。